Verpflegungszuschuss steuerfrei – Alle Infos 2024
Mit einem Verpflegungszuschuss können Unternehmen ihren Beschäftigten ein attraktives Gehaltsextra anbieten. Wir erklären, was das Essensgeld ist, was Arbeitgeber rechtlich beachten müssen und unter welchen Voraussetzungen der Verpflegungszuschuss steuerfrei ist. Zudem stellen wir Ihnen drei Anbieter vor.
Für Eilige
Verpflegungszuschüsse
- sind freiwillige soziale Leistungen von Unternehmen.
- können als Essensgutschein aus Papier oder digital per App ausgegeben werden.
- ermöglichen Beschäftigten vergünstigte oder kostenfreie Mahlzeiten.
- können in der digitalen Variante für Unternehmen komplett steuerfrei sein.
- finden Sie in unserem kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich.
Gutes Essen macht einfach glücklich – erst recht, wenn jemand anderes die Rechnung übernimmt. Nicht umsonst zählt der Verpflegungszuschuss vom Arbeitgeber zu den beliebtesten Corporate Benefits. Bereits seit den 1970er Jahren besteht die Möglichkeit für Unternehmen, die Mahlzeiten ihrer Beschäftigten mit Essensschecks zu bezuschussen. Inzwischen gibt es auch digitale Alternativen zu den Gutscheinen aus Papier. Aus steuerlicher Sicht ist die moderne Variante besonders interessant. Doch was ist der Verpflegungszuschuss eigentlich genau?
Was ist ein Verpflegungszuschuss?
Der Essensgutschein für Mitarbeiter ist ein staatlich gefördertes Mittel, das ein Arbeitgeber seinen Beschäftigten zusätzlich zum Gehalt gewähren kann. Mit diesem erhalten sie Frühstück, Mittag- oder Abendessen vergünstigt oder sogar kostenfrei. Beim Essenszuschuss handelt es sich um einen Sachbezug, also um Einkünfte, die nicht aus Geld bestehen.
Ein solcher Sachbezug für Verpflegung - auch Restaurantscheck genannt - lässt sich zum Beispiel über die Kantine umsetzen. Doch auch für Unternehmen ohne eigene Küche ist der Essenszuschuss für Arbeitnehmer die perfekte Lösung, um die Belegschaft mit einem steuerfreien Gehaltsextra zu unterstützen. Dank des Essensgeldes können es sich Ihre Angestellten zu geringen Kosten im Restaurant, im Supermarkt oder beim Imbiss um die Ecke schmecken lassen. Verpflegungszuschüsse können in zwei Varianten ausgegeben werden. Es gibt sie als
Essensgutschein aus Papier
Der Essensgutschein aus Papier kann in ausgewählten Partnerrestaurants eingelöst werden. Ähnlich wie bei Barzahlungen geben Sie den Gutschein einfach an der Kasse ab.
Digitale Essensmarke
Die App-Variante des Verpflegungszuschusses ist deutlich flexibler als Papiergutscheine. Sie lässt sich in Restaurants, Supermärkten, Cafés oder sogar beim Lieferdienst nutzen. Rechnungen werden einfach abfotografiert und anschließend eingereicht.
Verpflegungsmehraufwand
Nicht zu verwechseln ist der Sachbezug von Mahlzeiten mit dem Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten. Diese Pauschale wird Beschäftigten zugestanden, deren Tätigkeit mit Reisen verbunden ist. Hier zählen die Verpflegungskosten zu den Reisekosten und werden anhand von steuerfreien Pauschalbeträgen berechnet. Diese hängen von der Dauer der Auswärtstätigkeit ab.
Wie hoch ist der Verpflegungszuschuss?
Die Höhe des Essensgeldes für Arbeitnehmer ändert sich ständig, je nachdem, wie sich die Werte der aktuellen Verbrauchspreise entwickeln. Festgelegt ist das im Einkommenssteuergesetz (§ 8 Abs. 2 EStG). Darüber hinaus unterscheiden sich die Werte für Frühstück und Mittag- sowie Abendessen. Gemeinsam haben alle Essensschecks vom Arbeitgeber allerdings die Art ihrer Zusammensetzung. Sie bestehen immer aus
- einem Sachbezug
- einem Zuschuss des Arbeitgebers
Der Sachbezugswert meint den steuerpflichtigen Anteil des Arbeitgebers zum Verpflegungszuschuss. In 2024 liegt er bei 2,17 Euro fürs Frühstück und 4,13 Euro für Mittag- oder Abendessen. Dieser Betrag wird mit jeweils 25 Prozent pauschal versteuert. Den Sachbezugswert kann der Arbeitgeber um bis zu 3,10 Euro aufstocken. Dieser Betrag ist steuerfrei. Den vollen Zuschuss kann der Arbeitgeber allerdings nur dann anbringen, wenn der Sachbezugswert vollständig ausgeschöpft wird. Demnach gilt in 2024 ein Höchstwert für
- Frühstück: 2,17 Euro amtlicher Sachbezugswert + 3,10 Euro steuerfreier Arbeitgeberzuschuss = 5,27 Euro Essenszuschuss.
- Mittag- und Abendessen: 4,13 Euro amtlicher Sachbezugswert + 3,10 Euro steuerfreier Arbeitgeberzuschuss = 7,23 Euro Essenszuschuss.
Wie viel Geld gibt es vom Arbeitgeber pro Monat für Essen?
Beschäftigte dürfen nur für diejenigen Tage einen Zuschuss zum Mittagessen oder Frühstück erhalten, an denen sie mindestens vier Stunden arbeiten. Sind sie abwesend, etwa urlaubs- oder krankheitsbedingt, müssen sie zu viel ausgegebene Essensmarken oder gezahlte Zuschüsse an die Firma zurückgeben. Die meisten Unternehmen stellen insgesamt 108,45 Euro an Essenszuschuss pro Person und Monat zur Verfügung. So lässt sich eine lästige Aufzeichnungspflicht umgehen. Die entfällt nämlich bei Anwendung der sogenannten 15er-Regel, die es ermöglicht, einen steuerfreien Verpflegungszuschuss pauschal für 15 Tage pro Monat zu gewähren (15 mal 6,90 Euro = 108,45 Euro).
Wann ist ein Essenszuschuss vom Arbeitgeber steuerfrei?
Grundsätzlich gibt es bei Essensgutscheinen aus Papier keine Möglichkeit, die Steuerlast zu senken. Sie liegt pauschal bei 25 Prozent. Digitale Essensmarken dagegen können komplett steuerfrei sein. Ob dies der Fall ist, hängt von den Beschäftigten ab. Genauer gesagt davon, ob diese einen Mindestanteil selbst zahlen. Zunächst einmal wird für den Pflichtanteil des Arbeitgebers auch bei einem digitalen Essenszuschuss eine Pauschalversteuerung von 25 Prozent angesetzt. Wichtig: Darauf fallen keine Sozialabgaben an. Für 4,13 Euro liegt die Steuerlast somit bei 1,03 Euro. Haben Unternehmen ihren Pflichtanteil in vollem Umfang geleistet, sind weitere 3,10 Euro als Arbeitgeberzuschuss verfügbar, steuer- und sozialabgabenfrei. So bleibt die Steuerlast auch bei einem Gesamtbetrag von 7,23 Euro unverändert bei 1,03 Euro.
Der Steuervorteil vergrößert sich, sobald Beschäftige mehr als die 7,23 Euro Verpflegungszuschuss für ihre Mahlzeit zahlen. Der darüber hinaus ausgegebene Betrag verringert nämlich den zu versteuernden Pflichtanteil. Je mehr Geld zusätzlich ausgegeben wird, desto geringer ist die Steuerlast. Erreicht der Beleg einen Wert von 11,63 Euro, ist der gesamte Essensgutschein für den Arbeitgeber steuerfrei.
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Welche rechtlichen Grundlagen gelten für den Essenszuschuss?
Beim Verpflegungszuschuss handelt es sich um eine freiwillige soziale Zusatzleistung des Arbeitgebers. Beschäftigte haben normalerweise keinen Anspruch darauf – es sei denn, sie ist ausdrücklich im Arbeits- oder Tarifvertrag aufgeführt. In diesem Fall ist eine Ergänzungsvereinbarung notwendig. Die gesetzliche Grundlage für den Essenszuschuss durch den Arbeitgeber besteht aus
- der Bewertung von Einnahmen, die nicht aus Geld bestehen § 8 Abs. 2 S. 6 EStG*
- der Bewertung der Kantinenmahlzeiten und Essensmarken als Sachbezug: R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 der (LStR)*
- der Fest- und Zusammensetzung der als Sachbezugswert geltenden Verpflegung § 2 Abs. 1, 2 SvEV*
Welche Vorteile hat der Verpflegungszuschuss?
Jeder Mensch muss essen. Mit dem Essensgeld vom Arbeitgeber ist die Mittagspause aber mehr als eine bloße Nahrungsaufnahme. Wir haben die wichtigsten Vorteile des Verpflegungszuschusses zusammengetragen. Für digitale Essensmarken gelten zudem noch einige besondere Vorteile.
Worauf ist bei der Gewährung des Verpflegungszuschusses zu achten?
Der Verpflegungszuschuss wird vom Unternehmen gezahlt. Dafür stehen zwei Optionen zur Auswahl: Entweder zahlt das Unternehmen den gesamten Verpflegungszuschuss, wobei lediglich der Sachbezugswert zu versteuern ist. Oder aber der verpflichtende Anteil wird vom Nettolohn der Beschäftigten abgezogen. Das verschafft dem Arbeitgeber einen steuerlichen Vorteil – und dieser ist im Gegenzug meist bereit, den höchstmöglichen Zuschuss von 3,10 Euro zu zahlen. So profitieren beide Seiten.
Für Beschäftigte, die im Jahr durchschnittlich an mehr als drei Tagen pro Monat auswärts tätig sind, darf übrigens kein Essenszuschuss gezahlt werden. Für sie kommt der Verpflegungsmehraufwand in Betracht.
tradingtwins-Tipp: Home Office, Krankheitstage & Co.: Darauf müssen Sie achten
„Viele Beschäftigte verbringen ihre Arbeitstage inzwischen im Home Office. Müssen sie sich daher vom steuerfreien Essen für Mitarbeiter verabschieden? Nein. Selbst, wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine Ruhepausen vorsieht, kann es das Essensgeld geben. Das gilt übrigens auch für Beschäftigte in Teilzeit. Essenszuschüsse gelten ausschließlich für Arbeitstage. An Urlaubs- oder Krankheitstagen darf man sie nicht verwenden. Zudem sind sie lediglich für Mahlzeiten bestimmt, die für den unmittelbaren Verzehr gedacht sind. Auf Vorrat kann man sich also nicht mit Lebensmitteln eindecken. Und auch das Bierchen zum Essen oder die Zigarette im Anschluss ist nicht von Verpflegungszuschüssen gedeckt: Alkoholische Getränke, Tabakwaren und ähnliche Produkte dürfen nicht mit dem Essensgeld gekauft werden.“
Sophia
tradingtwins Redaktion
Welche Anbieter von Restaurantschecks für Mitarbeiter gibt es?
Edenred: Zwei Lösungen für den Verpflegungszuschuss
Das Payment Solutions-Unternehmen Edenred kooperiert mit dem Benefits-Anbieter Belonio, um Angestellten attraktive Zusatzleistungen zu ermöglichen. Edenred bietet zwei Möglichkeiten, mit denen Unternehmen ihren Beschäftigten einen Sachbezug für Verpflegung zukommen lassen können.
- Eine davon sind Essensgutscheine aus Papier. Das „Ticket Restaurant“ kann bei ausgewählten Partnern eingelöst werden, mögliche Akzeptanzstellen in der Umgebung werden in einer App angezeigt. Verträge mit den Partnerrestaurants gewährleisten völlige Rechtskonformität.
- Die andere Lösung ist der digitale Verpflegungszuschuss „JobLunch“. Diese flexible Alternative lässt sich ohne Partnerbindung einlösen. Belege werden abfotografiert, in einer App hochgeladen und anschließend auf Erstattungsfähigkeit überprüft. Die Erstattung erfolgt nachträglich. Auch hier sind alle rechtlichen Vorgaben strikt eingehalten.
Die Essensgutscheine in Papierform gibt es für 5 Euro pro Monat und Person. Die Kosten für die digitalen Essensgutscheine betragen 8 Euro pro Monat und Person.
Belonio: Essensgeld ohne feste Akzeptanzstellen
„JobLunch“ von Belonio und Edenred lässt sich bequem über ein Arbeitgebercockpit verwalten. Beschäftigte, die dort angelegt sind, können die App inklusive Fotofunktion augenblicklich nutzen. Sie fotografieren den Kaufbeleg ihrer Mahlzeiten und reichen ihn per App ein. Die Erstattung kommt mit dem nächsten Gehalt. Durch eine Meldung an die Lohnbuchhaltung im Einklang mit geltendem Steuerrecht ist der Verwaltungsaufwand denkbar gering.
Als einzelnes Benefit kostet „JobLunch“ von Belonio inklusive Premium Belegprüfung 4,90 Euro pro Person und Monat. Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr. Der Verpflegungszuschuss kann auch in größere Benefit-Pakete von Belonio integriert werden.
Spendit: Vorreiter bei digitalen Essensmarken per App
Mit „Lunchit“ gehört die Spendit AG zu den Pionieren in Sachen digitale Essensmarke. Die entsprechende App gibt es sowohl für Android als auch für iOS. Mit ihrem Smartphone fotografieren Beschäftigte ihre Rechnungen oder Belege ab und reichen sie ein. Die automatische Erstattung kommt mit dem nächsten Gehalt. Die dazugehörige Erstattungsdatei lässt sich bequem in das Lohnbuchhaltungssystem importieren – das spart einiges an Aufwand.
In einer 30-tägigen Testphase können Unternehmen das Angebot von Spendit kostenlos testen. Je nach Unternehmensgröße belaufen sich die Kosten anschließend auf 9,90 Euro (Starter: 1-30 Beschäftigte), 7,90 Euro (SMB: 31-1.000 Beschäftigte) oder 6,90 Euro (Corporate: 1.001-2.000 Beschäftigte) pro Person und Monat. Bei Unternehmensgrößen ab 2.000 Beschäftigten kann man sich ein individuelles Angebot erstellen lassen.
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AngebotsvergleichFazit: Verpflegungszuschuss bringt Steuervorteile & höhere Kaufkraft
Für viele Menschen ist Essen ein großer Kostenfaktor. Mit einem Verpflegungszuschuss als steuerfreie Zuwendung können Beschäftigte einiges an Geld sparen, und auch für die Unternehmen zahlt sich diese freiwillige Leistung aus. In der digitalen Variante der Restaurantschecks lässt sich die Steuerlast bis auf null Euro drücken. Neben den finanziellen Aspekten können eine höhere Motivation am Arbeitsplatz sowie ein verbessertes Gemeinschaftsgefühl im Kollegenkreis durch gemeinsame Mittagspausen zu den Pluspunkten von Essensgeld zählen. Außerdem bietet sich Firmen die Chance, durch einen gewährten Sachbezug von Mahlzeiten ein arbeitnehmerfreundliches Image aufzubauen.
FAQ
Wie hoch ist der Verpflegungszuschuss?
Die Höhe des Zuschusses richtet sich nach den aktuellen Verbrauchspreisen - und variiert damit von Zeit zu Zeit. In 2024 können Arbeitgeber ein Frühstück mit maximal 5,27 Euro pro Tag und ein Mittag- oder Abendessen mit maximal 7,23 Euro pro Tag bezuschussen. Die meisten Unternehmen stellen Ihren Mitarbeitenden 108,45 Euro pro Monat zur Verfügung.
Wann ist ein Essenszuschuss vom Arbeitgeber steuerfrei?
Ob bzw. wann ein Essenszuschuss steuerfrei ist, liegt an der Art des Zuschusses. Während es für Papiergutscheine in der Regel keine Möglichkeit gibt die Steuerlast von 25% zu senken, können digitale Essensmarken komplett steuerfrei sein. Das hängt davon ab, ob Angestellte einen Mindestanteil selbst zahlen. Erreicht ein Beleg einen Wert von 11,63 Euro, ist der Gutschein für den Arbeitgeber steuerfrei.
Was ist der Verpflegungszuschuss?
Mit einem Verpflegungszuschuss können Arbeitgeber einen Betrag zum Frühstück, Mittag- oder Abendessen ihrer Mitarbeitenden beisteuern - diese erhalten ihre Mahlzeiten dann vergünstigt oder sogar komplett kostenfrei. Der Verpflegungszuschuss ist ein Corporate Benefit, den Arbeitgeber freiwillig zur Verfügung stellen können. Den Verpflegungszuschuss gibt es als Essensgutschein aus Papier oder als digitale Essensmarke.
Digital oder Papier - was ist besser?
Welche Art des Zuschusses bevorzugt wird, ist eine persönliche Frage. Generell haben digitale Essensmarken einige Vorteile gegenüber Papiergutscheinen. So können sie komplett steuerfrei sein und funktionieren auch ohne Partnerbindung. Gleichzeitig ermöglichen sie das Auszahlen mehrerer kleiner Beträge, können nicht verfallen und verlangen keine finanzielle Vorleistung des Arbeitgebers. Auch die Verwaltung wird in vielen Prozessen vereinfacht.
Wer hat Anspruch auf den Verpflegungszuschuss?
Der Verpflegungszuschuss ist eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers zum Gehalt. Solange dieser nicht im Arbeitsvertrag festgehalten wird, haben Angestellte keinen Anspruch darauf.
Was ist der Unterschied zwischen einem Verpflegungsmehraufwand und einem Verpflegungszuschuss?
Ein Verpflegungsmehraufwand und ein Verpflegungszuschuss sind nicht dasselbe. Der Verpflegungsmehraufwand bezieht sich auf Auswärtstätigkeiten und ist daher für alle relevant, die beruflich viel reisen. Genauer gesagt: Ein Verpflegungsmehraufwand darf für die Beschäftigten gezahlt werden, die jährlich durchschnittlich an mehr als drei Tagen pro Monat auswärts arbeiten. Für sie verfällt gleichzeitig die Möglichkeit auf einen Essenszuschuss. Dieser ist für die Mitarbeitenden, die vor Ort im Unternehmen arbeiten. Beschäftigte dürfen den Zuschuss für die Tage erhalten, an denen sie mindestens vier Stunden tätig sind.
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