Payroll Service: Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Unternehmen
Die Abrechnung von Löhnen und Gehältern ist eine komplexe und zeitintensive Aufgabe. Ein professioneller Payroll Service übernimmt diese wichtige administrative Tätigkeit und sorgt für eine rechtssichere und effiziente Abwicklung. Erfahren Sie hier, welche Leistungen ein Payroll-Dienstleister erbringt und welche Vorteile das Outsourcing der Lohnbuchhaltung bietet.
Für Eilige
Payroll Services auf einen Blick
- Ein Payroll Service kümmert sich um die Gehalts- und Lohnabrechnungen von Unternehmen und übernimmt - falls erwünscht - zahlreiche weitere Leistungen rund um dieses Thema.
- Das Outsourcing der Lohnbuchhaltung bietet Betrieben jeglicher Größer dabei zahlreiche Vorteile, beispielsweise Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung.
- Die Kosten variieren je nach Anbieter, Mitarbeiterzahl & Co. Hier finden Sie einige Kostenbeispiele.
- Ob Lohnbüro oder Payroll Software: Mit unserem kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich finden Sie garantiert den passenden Dienstleister für Ihren individuellen Bedarf.
Kurz erklärt: Was macht ein Payroll Service?
Kurz gesagt kümmern sich Payroll Service-Anbieter um Ihre Gehalts- und Lohnabrechnungen und, falls gewünscht, alle damit verbundenen Verwaltungsaufgaben - von der Berechnung der Gehälter über die Verwaltung von Sozialversicherungsbeiträgen bis hin zur Kommunikation mit Behörden. Sie sind Experten auf ihrem Gebiet, automatisieren Prozesse und sorgen dadurch für eine rechtssichere Lohnbuchhaltung.
Leistungsumfang professioneller Lohnbuchhaltung
Welche Aufgaben Sie auslagern und welche nicht, ist Ihre Entscheidung. Folgende Kernleistungen stehen Ihnen bei spezialisierten Dienstleistern in den meisten Fällen zur Verfügung:
- Erstellung und Versand der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Berechnung und Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeträgen
- Verwaltung von Urlaubsansprüchen und Fehlzeiten
- Erstellung von Bescheinigungen für Krankenkassen und Behörden
- Meldungen an Sozialversicherungsträger und Finanzamt
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Integration in bestehende Systeme wie DATEV oder ADDISON
- Durchführung der Jahresabschlüsse
Vorteile durch Payroll-Outsourcing
Die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen spezialisierten Dienstleister bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, sorgen Experten dafür, dass Ihre Mitarbeitenden pünktlich und korrekt ihr Gehalt erhalten und alle (gesetzlichen) Anforderungen erfüllt werden. Das Besondere dabei: Sie behalten trotz der Auslagerung stets die volle Kontrolle und Transparenz über alle Prozesse.
Payroll as a Service: Professionelle Auslagerung für jedes Unternehmen
Jedes Unternehmen und jede Branche ist individuell - entsprechend hängt die Entscheidung für Payroll Outsourcing von persönlichen Faktoren ab. Grundsätzlich lohnt sich die Auslagerung der Lohnbuchhaltung jedoch bereits ab fünf bis zehn Mitarbeitenden und damit für nahezu jedes Unternehmen, vom kleinen Startup bis zu großen Konzernen. Sogar HR-Abteilungen können von einem Payroll-Service profitieren:
Kleine und mittlere Unternehmen
Für KMU bietet das Payroll Outsourcing eine besonders attraktive Alternative zur kostspieligen Einstellung eigener Payroll-Spezialisten. Sie erhalten Zugang zu professionellem Experten-Know-how, ohne dafür intern Personal aufbauen zu müssen. Durch die optimale Integration in bestehende HR-Prozesse und die Flexibilität bei wachsender Mitarbeiterzahl können sie ihre Personalverwaltung effizient gestalten.
Große Unternehmen und Konzerne
Große Unternehmen profitieren besonders von der Standardisierung ihrer Payroll-Prozesse durch professionelle Dienstleister. Die internationale Expertise der Anbieter ist gerade bei globaler Präsenz von großem Vorteil. Durch die hohe Skalierbarkeit der Systeme können auch große Mitarbeiterzahlen problemlos verarbeitet werden. Die zentrale Steuerung und Kontrolle aller Prozesse erhöht dabei die Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen.
HR-Abteilungen und Personaler
Personalabteilungen profitieren vor allem durch die Möglichkeit, sich auf strategische HR-Aufgaben zu konzentrieren. Durch digitale Prozesse wird der administrative Aufwand auf ein Minimum reduziert. Die professionelle Zusammenarbeit mit Steuerberatern entlastet das HR-Team zusätzlich, während der permanente Zugriff auf alle relevanten Lohndaten im System die Kontrolle und Übersicht gewährleistet.
Startups und schnell wachsende Firmen
Für junge und schnell wachsende Unternehmen bietet Payroll as a Service den Vorteil, dass die Lösung sofort einsatzbereit ist, ohne dass eigene Strukturen aufgebaut werden müssen. Die Skalierbarkeit ermöglicht eine flexible Anpassung bei steigender Mitarbeiterzahl. Da keine hohen Anfangsinvestitionen nötig sind und die professionelle Abwicklung von Beginn an gewährleistet ist, können sich Startups voll auf ihr Wachstum konzentrieren.
Jetzt den passenden Payroll Anbieter finden
Es gibt viele Dienstleister, die sich auf Payroll Management spezialisiert haben. Wir helfen Ihnen, den passenden Partner für Ihren individuellen Bedarf zu finden. So leicht geht's:
- Sie beschreiben Ihre Anforderungen
- Wir finden passende Anbieter für Ihren individuellen Bedarf
- Sie erhalten vergleichbare Angebote
Lohnabrechnung Dienstleister: Kostenbeispiele
Die Kosten für eine externe Lohnabrechnung schwanken und sind nicht pauschal zu benennen, in vielen Fällen liegen sie jedoch im ein- bis niedrigen zweistelligen Bereich pro Mitarbeitendem und Monat. Meist wird ein monatlicher Grundpreis pro Mitarbeitendem berechnet, der alle Standardleistungen enthält. Zusatzleistungen wie Bescheinigungen oder Sonderzahlungen werden häufig separat abgerechnet. Folgende Faktoren beeinflussen den Endpreis:
- Anzahl der abzurechnenden Mitarbeitenden
- Komplexität der Abrechnungen (Sichtbarkeit, variable Zulagen, etc.)
- Abrechnungsintervall (monatlich, quartalsweise)
- Umfang der zusätzlich gewünschten Leistungen
Neben den Kosten pro Mitarbeiter und Abrechnung kommen häufig weitere Kostenfaktoren hinzu, beispielsweise eine einmalige Einrichtungsgebühr, sowie eine monatliche oder jährliche Grundpauschale und Extrakosten für Jahresabschlüsse und Sondermeldungen. Viele Lohnbüros geben ihre Preise daher erst auf spezifische Anfrage raus. Wir haben einige konkrete Kostenbeispiele für Sie recherchiert, die Ihnen zur Orientierung dienen können. Ein Vergleich verschiedener Anbieter lohnt sich, da die Konditionen zum Teil deutlich variieren können.
Externe Lohnbuchhaltung vs. Steuerberater
Lohnbüros und Steuerberater unterscheiden sich vor allem in ihrer Spezialisierung und dem Umfang ihrer Dienstleistungen. Während sich Lohnbüros ausschließlich auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung konzentrieren, beraten Steuerbüros darüber hinaus auch in allen anderen steuerlichen Fragen und können Unternehmen vor dem Finanzamt vertreten.
Vorteile eine Steuerberaters
- Umfassende steuerliche Expertise
- Meist persönlicher Ansprechpartner
- Kombination mit weiteren Steuerberatungsleistungen möglich
- Hohe fachliche Qualifikation
Vorteile spezialisierter Lohnbüros
- Oft günstigere Preise durch Spezialisierung
- Moderne digitale Prozesse
- Flexible Abrechnungsmodelle
- Fokussierung auf Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Entscheidung für einen der beiden Optionen hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Wer ausschließlich eine zuverlässige und kostengünstige Lohnabrechnung benötigt, ist bei einem spezialisierten Lohnbüro gut aufgehoben. Unternehmen, die zusätzlich steuerliche Beratung oder Unterstützung bei komplexen Personalthemen benötigen, fahren mit einem Steuerberater besser.
Exkurs: Lohn- und Gehaltsabrechnung online selbst erstellen
Mit der richtigen Software lassen sich Abrechnungen auch schnell und rechtssicher selbst erstellen. Ein Gehaltsabrechnungsprogramm online zu nutzen, bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, beispielsweise:
- Automatische Berechnung aller gesetzlichen Abgaben
- Revisionssichere Archivierung aller Dokumente
- Einfache Skalierung bei wachsender Mitarbeiterzahl
Eine Payroll Software klingt für Sie interessant? In unserem FAQ finden Sie detaillierte Informationen zu weiteren Vorteilen, Unternehmenseignung und Anbietern.
Häufige Fragen
Wie läuft die Zusammenarbeit mit einem professionellen Lohnbüro ab?
Zu Beginn der Zusammenarbeit benötigt der Dienstleister die Stammdaten aller Mitarbeitenden, Arbeitsverträge sowie die bisherigen Abrechnungen des laufenden Jahres. Nach der Ersteinrichtung übermitteln Sie monatlich nur noch die abrechnungsrelevanten Daten wie Arbeitszeiten oder Krankmeldungen. Der Dienstleister erstellt daraus die Abrechnungen und kümmert sich um alle behördlichen Meldungen.
Lohnt sich die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung finanziell?
Die Frage ist nicht pauschal zu beantworten, da Sie von einigen individuellen Faktoren abhängt. Das Auslagern der Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister bietet jedoch diverse Einsparmöglichkeiten:
- Keine Investition in Abrechnungssoftware notwendig
- Kein Schulungsaufwand für eigene Mitarbeitende
- Reduzierung von Fehlerquoten und damit verbundenen Kosten
- Zeitersparnis durch professionelle Abwicklung
- Flexible Anpassung an schwankende Mitarbeiterzahlen
Gibt es Vorteile, wenn ich meine Abrechnung mit einem Online-Lohnabrechnungsprogramm selbst erstelle?
Ein Gehaltsabrechnungsprogramm online zu nutzen, bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:
Für wen eignet sich eine Payroll Software?
Die Anforderungen an ein Lohnprogramm unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße und Branche deutlich. Kleine Betriebe benötigen meist nur die Grundfunktionen, während große Unternehmen komplexe Abrechnungsszenarien abbilden müssen.
Für kleine Unternehmen
Kleine Betriebe profitieren von einer intuitiven Bedienung, die auch ohne tiefgreifendes Expertenwissen möglich ist. Der Fokus liegt hier auf den grundlegenden Abrechnungsfunktionen. Günstige Einstiegstarife ermöglichen dabei einen kostenschonenden Start, während die flexible Skalierbarkeit der Systeme auch bei wachsenden Mitarbeiterzahlen eine zukunftssichere Lösung bietet.
Für mittlere Unternehmen
Mittelständische Unternehmen benötigen in der Regel erweiterte Funktionalitäten wie die Integration der Zeiterfassung oder ein umfassendes Reisekostenmanagement. Wichtig sind hier auch Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Eine digitale Personalakte ermöglicht zudem die zentrale und revisionssichere Verwaltung aller personenbezogenen Dokumente.
Für große Unternehmen
Großunternehmen stehen vor der Herausforderung, komplexe Tarifstrukturen und verschiedene Abrechnungsszenarien abzubilden. Die Software muss dabei häufig auch internationales Payroll Processing unterstützen. Ein umfangreiches Reporting sowie Enterprise-Schnittstellen zu verschiedenen HR- und ERP-Systemen sind hier unverzichtbar, um effiziente unternehmensweite Prozesse sicherzustellen.
Gut zu wissen: Die meisten Anbieter ermöglichen den Import von Stammdaten aus Vorsystemen über standardisierte Schnittstellen. Der genaue Ablauf der Datenmigration sollte vorab mit dem jeweiligen Anbieter geklärt werden.
Welche Software Anbieter gibt es?
Folgende Anbieter sollten Sie kennen:
- ADP
- Sage
- Veda
- CSS
- Agenda
- Lexware
Was gibt es bei einer Baulohnabrechnung zu beachten?
Die Lohnabrechnung im Baugewerbe unterscheidet sich in vielen Punkten von der klassischen Gehaltsabrechnung. Bei der Suche nach einem passenden Dienstleister, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
- Unterschiedliche Lohngruppen und Mindestlöhne
- Komplexe Tarifverträge und Rahmenvereinbarungen
- Sozialkassen des Baugewerbes (SOKA-BAU)
- Saison-Kurzarbeitergeld und Winterbeschäftigungs-Umlage
- Urlaubskasse und Urlaubsansprüche
- Lohnfortzahlung bei witterungsbedingten Ausfällen
- Baustellenbezogene Zuschläge und Zulagen
- Dokumentationspflichten und Nachweisführung
*Alle Infos dieser Seite wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert (Stand 12/2024), Preise, Funktionen & Co. können sich allerdings jederzeit ändern.
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